合同評(píng)審是指接到客戶訂單以后,為了確認(rèn)能夠保質(zhì)保量地完成訂單,對(duì)生產(chǎn)能力和物料進(jìn)行確認(rèn),掃除生產(chǎn)過程中的不確定因子,避免因生產(chǎn)過程中出現(xiàn)解決不了的問題而影響產(chǎn)品質(zhì)量和交貨時(shí)間的一項(xiàng)活動(dòng)。
各部門合同審核的流程:
1、合同執(zhí)行部門:合同文字和結(jié)構(gòu)、通用條款、特殊條款、工作范圍、雙方權(quán)利義務(wù)、技術(shù)、工期、進(jìn)度、質(zhì)量、履約、擔(dān)保、保修等條款;
2、設(shè)計(jì)、工程、營(yíng)銷部門,審核合同的相應(yīng)技術(shù)條款;
3、合約部審核合同價(jià)款及價(jià)款調(diào)整(項(xiàng)目?jī)r(jià)款計(jì)算書作為合同附件) 、合同款支付、變更、簽證、結(jié)算、獎(jiǎng)懲等與項(xiàng)目成本有關(guān)的條款;
4、財(cái)務(wù)部審核簽約公司名稱、合同價(jià)款支付方式、發(fā)票形式、代扣代繳等與財(cái)務(wù)核算和納稅有關(guān)的條款;
5、最后提交法務(wù)部門(或法律顧問)分析判斷合同風(fēng)險(xiǎn)、與法律相關(guān)的內(nèi)容,包括擔(dān)不限于:變更、解除、違約、索賠、不可抗力、訴訟等條款。
四、合同的簽署和蓋章:合同原則上由對(duì)方先簽字蓋章;
合同按照規(guī)定審批順序全部完成后,由合約部按照審批意見和即將最終簽字/蓋章的合同文本對(duì)照,有添加或需要修改的及時(shí)更換。
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就我在這個(gè)職位上的一點(diǎn)小總結(jié),合同最終的環(huán)節(jié)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和營(yíng)業(yè)收入,合同履行中經(jīng)常出現(xiàn)壞賬呆賬,死賬,或者拖欠貨款的,那么這些直接影響業(yè)績(jī)和收入,所以合同管理流程的最終環(huán)節(jié)是如何規(guī)避應(yīng)收款風(fēng)險(xiǎn)
ISO中的合同評(píng)審管理程序樣本 1、目的
在本公司向顧客做出提供產(chǎn)品承諾之前,對(duì)顧客提出產(chǎn)品的各項(xiàng)要求進(jìn)行充分識(shí)別和評(píng)審,確保供需雙方對(duì)合同規(guī)定的內(nèi)容理解一致,以保證有足夠能力履行合同的全部條款。
2、范圍
適用于本公司與顧客簽訂的所有銷售合同或訂單的確定和評(píng)審控制。
3、職責(zé)
3.1 業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)組織確定和評(píng)審顧客對(duì)產(chǎn)品的要求以及銷售合同的簽訂、修改和監(jiān)督實(shí)施,保持合同確定、評(píng)審、簽訂的記錄;
3.2生產(chǎn)部負(fù)責(zé)參與特殊合同有關(guān)內(nèi)容的確定和評(píng)審;
3.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)特殊合同的終審和批準(zhǔn)。
4、工作程序
4.1 對(duì)顧客要求的識(shí)別
4.1.1業(yè)務(wù)部應(yīng)對(duì)訂貨信息進(jìn)行認(rèn)真識(shí)別,屬常規(guī)合同的由業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)識(shí)別,屬特殊合同的由業(yè)務(wù)部視需要會(huì)同生產(chǎn)部進(jìn)行識(shí)別。
4.1.2 識(shí)別內(nèi)容
識(shí)別內(nèi)容包括,產(chǎn)品的貨號(hào)、款式、產(chǎn)品技術(shù)質(zhì)量的特殊要求、價(jià)格以及交付和交付后的要求,如包裝方式、運(yùn)輸方式等。
4.2 合同的形式和類型
4.2.1 常規(guī)合同
合同內(nèi)容所涉及產(chǎn)品在本公司的產(chǎn)品樣本范圍之內(nèi),其性能指標(biāo)或測(cè)試方法、價(jià)格均在本公司規(guī)定之內(nèi),且數(shù)量和交貨期也在本公司綜合生產(chǎn)能力之內(nèi)。
4.2.2 特殊合同
a)超出本公司產(chǎn)品樣本規(guī)定的產(chǎn)品銷售合同;
b)性能指標(biāo)或測(cè)試方法超出本公司規(guī)定的產(chǎn)品銷售合同;
c)批量大且交貨期短(超過本公司綜合生產(chǎn)能力)的產(chǎn)品銷售合同;
d)產(chǎn)品價(jià)格低于本公司規(guī)定的范圍的產(chǎn)品銷售合同;
e)標(biāo)書。
4.2.3口頭合同
a)面談?dòng)嗀?
b)電話訂貨;
c)無書面合同購買現(xiàn)貨。
4.2.4 要貨通知(訂貨單)
事先已簽訂除供貨量和交貨期以外內(nèi)容的合同,然后由用戶逐批提出相應(yīng)型號(hào)的供貨量和交貨期的通知(訂單)。
4.3 合同內(nèi)容
4.3.1 合同或訂單應(yīng)具備合同主要條款,如:產(chǎn)品名稱、貨號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或要求、價(jià)格、結(jié)算辦法、交貨期、運(yùn)輸方式及費(fèi)用承擔(dān),交貨地點(diǎn),并要求顧客確認(rèn)。
4.3.2 爭(zhēng)議的預(yù)防和處理
按解決合同的糾紛方式及其他有關(guān)條款處理。
4.4 合同評(píng)審和簽訂
4.4.1 常規(guī)合同的評(píng)審和簽訂
對(duì)于書面訂單由業(yè)務(wù)部人員,按4.1.2和4.3條款的內(nèi)容審核后,由業(yè)務(wù)部經(jīng)理(或其授權(quán)人)終審、簽字即完成合同評(píng)審。對(duì)于口頭或電話訂單應(yīng)做好電話記錄,按4.1.2條款的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)評(píng)審,能滿足顧客要求的則由業(yè)務(wù)部(或其授權(quán)人)電話記錄中簽名確認(rèn)即可,必要時(shí)傳真給顧客確認(rèn)。合同一式兩份,業(yè)務(wù)員保留一份供發(fā)貨用,業(yè)務(wù)經(jīng)理一份用于生產(chǎn)安排。
4.4.2 特殊合同評(píng)審和簽訂
由業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同內(nèi)容,必要時(shí)組織生產(chǎn)部進(jìn)行評(píng)審確認(rèn)。業(yè)務(wù)部確定為特殊產(chǎn)品時(shí),應(yīng)組織生產(chǎn)部對(duì)其技術(shù)要求、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、測(cè)試方法等特殊要求進(jìn)行評(píng)審確認(rèn),以確保:
a)顧客各項(xiàng)要求都有明確規(guī)定。
b)與合同或訂單不一致的要求已經(jīng)得到解決。
c)本企業(yè)有能力達(dá)到下列要求:
① 能生產(chǎn)滿足顧客所需質(zhì)量的產(chǎn)品;
② 根據(jù)合同要求,能按時(shí)交貨;
③ 產(chǎn)品價(jià)格能使企業(yè)獲得合理的利潤(rùn)。
經(jīng)評(píng)審確認(rèn)并填好《合同評(píng)審單》報(bào)總經(jīng)理審批后,由業(yè)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)簽訂合同。
4.5.1 合同一經(jīng)簽訂,即具法律效力,業(yè)務(wù)部按合同要求和庫存情況轉(zhuǎn)化為《生產(chǎn)通知單》后轉(zhuǎn)發(fā)給生產(chǎn)部實(shí)施,以保證合同的執(zhí)行。
4.5.2 履行合同時(shí),業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)跟蹤合同的執(zhí)行情況,如發(fā)生與合同的規(guī)定不一致時(shí),業(yè)務(wù)部要及時(shí)與顧客聯(lián)系,協(xié)商溝通和解決,以使顧客滿意。在包裝和發(fā) 貨前,業(yè)務(wù)部應(yīng)制定《包裝清單》和《裝箱清單》,指導(dǎo)現(xiàn)場(chǎng)包裝和發(fā)貨。
4.6 合同的修訂
合同的修訂必須符合法律規(guī)定或合同約定的變更條件。當(dāng)需要對(duì)合同進(jìn)行修訂或更改時(shí),根據(jù)合同性質(zhì)分別按4.4.1或4.4.2條款重新評(píng)審。合同更改結(jié)果由業(yè)務(wù)部口頭通知相關(guān)部門。
4.7 合同確認(rèn)和評(píng)審應(yīng)詳細(xì)記錄,合同、合同評(píng)審、合同修訂記錄,由業(yè)務(wù)部按《記錄控制程序》執(zhí)行。
5、相關(guān)文件
4.2.4 《記錄控制程序》
6、質(zhì)量記錄
《合同評(píng)審單》 《生產(chǎn)通知單》
《包裝清單》 《裝箱清單》
1)環(huán)境審查:環(huán)境審查包括行業(yè)環(huán)境審查和法律環(huán)境審查。
2)合同主體審查合同主體審查分為形式審查和實(shí)質(zhì)審查。
3)合同內(nèi)容的審查。內(nèi)容審查包括:合同條款法律權(quán)利義務(wù)的對(duì)等性、違約責(zé)任的情形約定,但是不包括合同中的商務(wù)條款,比如標(biāo)的物的價(jià)款、規(guī)格等。
4)合同履行過程中的監(jiān)督管理履行過程中,合同可能發(fā)生變更、解除等情形。針對(duì)變更、解除情形,認(rèn)真審查原因、動(dòng)機(jī)、違約成本、及時(shí)對(duì)合同履行過程中出現(xiàn)的相關(guān)證據(jù)采取保全措施等。
5)合同糾紛的處理根據(jù)合同簽訂、履行的管理措施,及時(shí)制定訴訟或者仲裁方案,爭(zhēng)取減少損失或者利益最大化。
6)制定合同管理制度、對(duì)管理干部進(jìn)行法律培訓(xùn)。
管理流程是指政府機(jī)關(guān)或企業(yè)中一項(xiàng)生產(chǎn)或一件公務(wù)從開始到結(jié)束的整個(gè)流程。
流程管理(process management),是一種以規(guī)范化的構(gòu)造端到端的卓越業(yè)務(wù)流程為中心,以持續(xù)的提高組織業(yè)務(wù)績(jī)效為目的的系統(tǒng)化方法。它應(yīng)該是一個(gè)操作性的定位描述,指的是流程分析、流程定義與重定義、資源分配、時(shí)間安排、流程質(zhì)量與效率測(cè)評(píng)、流程優(yōu)化等。因?yàn)榱鞒坦芾硎菫榱丝蛻粜枨蠖O(shè)計(jì)的,因而這種流程會(huì)隨著內(nèi)外環(huán)境的變化而需要被優(yōu)化。
究竟怎么樣進(jìn)行流程管理,流程管理的重點(diǎn)是什么,我們?cè)谝韵碌膬?nèi)容里逐一說明。 理順流程層級(jí)是基礎(chǔ) 流程是分層次的。理順流程的層次,是做好業(yè)務(wù)流程重組的基礎(chǔ)。 企業(yè)管理最高管理層級(jí)是戰(zhàn)略流程層。戰(zhàn)略層是反映企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的管理層級(jí),它解決了企業(yè)的方向性和資源配置問題。戰(zhàn)略層的流程包括:戰(zhàn)略、計(jì)劃、創(chuàng)新、品牌、企業(yè)文化。流程重組對(duì)這個(gè)層級(jí)的管理基本不會(huì)涉及。 企業(yè)管理的第二個(gè)管理層級(jí)是管理流程層。管理流程層是反映企業(yè)資源的管理層級(jí),它解決了企業(yè)的效率性和費(fèi)用控制問題。管理層的流程包括:人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、行政后勤管理等等。案例中提到的"人力資源部的業(yè)務(wù)流程就有23個(gè)"就是這個(gè)層級(jí)的管理流程。業(yè)務(wù)流程重組會(huì)對(duì)這個(gè)層級(jí)進(jìn)行比較大的改善。 企業(yè)管理的第三個(gè)層級(jí)是經(jīng)營(yíng)流程層。經(jīng)營(yíng)流程層是反映企業(yè)真實(shí)經(jīng)營(yíng)情況的管理層級(jí),它解決了企業(yè)的增值性、收入增長(zhǎng)和成本控制問題。經(jīng)營(yíng)層的流程包括:采購、倉儲(chǔ)、計(jì)劃、調(diào)度、車間、質(zhì)檢、成品、分銷、配送、服務(wù)等流程。案例中提到的"一個(gè)一個(gè)的個(gè)案報(bào)到總部再批下來,很多好的時(shí)機(jī)就錯(cuò)過了"就是指這個(gè)層次的市場(chǎng)流程。業(yè)務(wù)流程重組的工作主要是針對(duì)這個(gè)層次的流程進(jìn)行的。 除了將企業(yè)的管理流程的層級(jí)分為戰(zhàn)略層、管理層和經(jīng)營(yíng)層外,各層的流程還要有分級(jí)。有企業(yè)級(jí)的一級(jí)流程、職能級(jí)的二級(jí)流程、功能級(jí)的三級(jí)流程,還有子功能級(jí)的四級(jí)、五級(jí)流程甚至六級(jí)流程。案列中的人力資源流程,就犯了沒有分級(jí)的錯(cuò)誤。在分清流程層級(jí)的基礎(chǔ)上,才能建立流程規(guī)范和流程與流程之間的銜接。 改善流程是一個(gè)長(zhǎng)期過程 業(yè)務(wù)流程重組要與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化結(jié)合,診斷、手術(shù)、調(diào)養(yǎng)結(jié)合。
保安管理流程 以下僅供參考
第一條 儀容儀表
1.上崗前不得飲酒,上崗時(shí)間要求穿制服,佩戴內(nèi)部工作證等;
2.上崗時(shí)間要集中注意力,保持舉止端莊,處理問題時(shí)要認(rèn)真分析、 果斷、公平;
3.不準(zhǔn)留長(zhǎng)頭發(fā)、小胡子、長(zhǎng)指甲,違者將給予通報(bào)批評(píng),限期改正。
第二條 執(zhí)勤部分
1.不準(zhǔn)打與業(yè)務(wù)無關(guān)的電話,非保安人員不得進(jìn)入值班室內(nèi),任何人不準(zhǔn)在值班室會(huì)客或聊天;
2.發(fā)現(xiàn)情況時(shí),保安值班人員應(yīng)沉著、冷靜、準(zhǔn)確地向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告, 不準(zhǔn)錯(cuò)報(bào),不準(zhǔn)隨便離開控制室,如擅自離崗者,按失職論處;
3.值班人員必須經(jīng)常打掃衛(wèi)生,值班室要保持干凈、整齊無灰塵。
4.必須在指定時(shí)間內(nèi)堅(jiān)守崗位。嚴(yán)禁打瞌睡,不得亂串閑談,阻礙他人工作。如因離崗引發(fā)事故,造成工地財(cái)產(chǎn)損失而又未抓到盜竊者,視情節(jié)輕重給予扣除當(dāng)月工資或除名處理;
5.保安人員用餐時(shí)必須有人值班,不得空崗用餐,一旦發(fā)現(xiàn)異常情況,應(yīng)迅速趕赴現(xiàn)場(chǎng),同時(shí)應(yīng)及時(shí)向值班領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)于遇到異常情況不妥善處理又不及時(shí)匯報(bào)者,視其情節(jié)輕重和影響大小給予必要的處分。
第三條 外勤部分
1.保障施工道路暢通,機(jī)動(dòng)車、自行車的停放要整齊有序,如因亂停放而造成塞車,追究值班人的責(zé)任;
2.外勤值班必須按規(guī)定經(jīng)常巡視重點(diǎn)位置(如配電房、辦公室、圍墻陰暗處和材料倉庫等),發(fā)現(xiàn)可疑的人要查問清楚,防止發(fā)生意外事故。
3.禁止無《施工現(xiàn)場(chǎng)車輛出入證》及無相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的車輛進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng),如隨意放入的,追究值班人的責(zé)任。
第四條 考勤處理方法
1.遲到、早退十分鐘內(nèi)給予警告處分,超過三十分鐘以上算曠工半天,曠工一天扣三天;
2.請(qǐng)事假一天必須由主管批準(zhǔn);請(qǐng)假一天以上需上報(bào)辦公室批準(zhǔn)。請(qǐng)假必須由本人以書面形式提出,不準(zhǔn)別人代請(qǐng)或通過電話請(qǐng)假;
3.病假必須有三甲級(jí)以上醫(yī)院的醫(yī)生開具的證明,方可病休;
4.不請(qǐng)假,曠工一天扣三天工資,曠工三天以上者,按自離處理;
5.工作時(shí)間嚴(yán)禁會(huì)客、做私事及其他與工作無關(guān)的事,發(fā)現(xiàn)一次扣50元,造成工作失誤者根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰;
6.按時(shí)交接班,交接班時(shí)要詳細(xì)填寫值班筆記,主管每天須詳細(xì)檢查記錄情況,發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)匯報(bào);
7.嚴(yán)格遵守保密制度,不許對(duì)外泄露工地內(nèi)幕事件。
辦公室
1、客戶、銷售員通過電話、傳真、郵件等方式通知內(nèi)勤員訂貨情況。
2、內(nèi)勤員依據(jù)《庫存臺(tái)賬》核實(shí)庫存貨物情況(主要是庫存貨物能否滿足客戶要求)。
3、對(duì)于滿足客戶要求的存貨由內(nèi)勤員編制《訂單》;對(duì)于無法滿足客戶要求的情況及時(shí)報(bào)系統(tǒng)總監(jiān)和銷售員。
4、財(cái)務(wù)人員依據(jù)《訂單》中協(xié)定的“結(jié)算方式”進(jìn)行審核。
5、市場(chǎng)拓展中心總監(jiān)批決是否發(fā)貨。對(duì)于批準(zhǔn)的發(fā)貨由內(nèi)勤員編制《銷售合同》。
6、內(nèi)勤員將審批后的《訂單》交予倉儲(chǔ)加工中心。
7、倉庫組織發(fā)貨(包括組織貨物、聯(lián)系運(yùn)輸公司、裝載貨物并填制《運(yùn)輸單》)。
8、利用日事清管理倉庫增加責(zé)任心和工作效率。
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