文件收發管理制度

　　在不斷進步的社會中，大家逐漸認識到制度的重要性，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。相信很多朋友都對擬定制度感到非常苦惱吧，下面是我精心整理的文件收發管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　 1、目的

　　為進一步加強公司各類文件資料的收發管理工作，使公司文件資料的收發管理工作更加規范化、制度化，提高工作效率，并明確職責;結合公司實際情況，制定本管理規范。

　　 2、適用范圍

　　公司所有文件資料，包括工程資料、圖紙、內外部文件、函件等。

　　 3、職責

　　公司所有文件資料，由公司各職能部門專人負責擬發、收集、整理后，統一交公司行政人事部檔案室歸檔保管，具體操作根據《檔案管理規定》標準執行;

　　 4、發文管理規定及流程

　　 4.1發文規定

　　4.1.1公司各類發文均由所屬部門負責擬稿排版及校對，分管部門領導審核，總經理簽發;

　　4.1.2所發文件必須由發文部門留存書面底稿、電子文本以作存檔，并由部門專人建立文件收發登記臺帳;

　　4.1.3所發文件必須履行文件呈批手續且要有相關擬稿人、審核人、簽發人的簽字方可發出，需加蓋公章的.文件另加填蓋章申請單;由總經理簽字后，財務部執行蓋章;

　　4.1.4所有發文文件必須定期統一歸檔到公司檔案室保管存檔。

　　 4.2發文字號編排

　　4.2.1以公司名義，加蓋公司印章的發文字號統一編排為以下格式：

　　公司簡稱的大寫英文縮寫(XDCJ)+發布年號(四位數)+順序號(三位數);

　　公司名義發文，統一由行政部負責擬文及編號，經相關部門領導審核，總經理批準后發出;

　　4.2.2以部門名義，加蓋公司印章的發文字號統一編排為以下格式：

　　 4.3文件分類

　　4.3.1制度、規定：根據公司經營管理的實際需要，由公司職能部門提出建立和完善的各類管理規章制度;

　　4.3.2決定：對重大事項做出的決定按排;

　　4.3.3通知：發布或公布公司各項制度，傳達相關部門、人員或單位需要周知的事項;

　　4.3.4通報：表彰先進，批評錯誤，借以教育員工;傳達重要精神或情況;

　　4.3.5通告：在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項;

　　4.3.6報告：下級向上級匯報工作，反映情況、提出建議意見或答復上級的詢問;

　　4.3.7請示：向上級部門請求請示、批準;

　　4.3.8批復：答復相關部門(單位)的請示;

　　4.3.9意見：對相關問題提出意見或處理辦法。

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企業在質量管理和運營方面需遵循一套完善的管理制度文件。對于已通過質量體系認證的企業，需要提供有效的質量體系認證證書，以證明其質量管理達到國際或國家認可的規范標準。而尚未獲得認證的企業，則需提交詳細的企業質量管理制度文件，這些文件應涵蓋企業運營的所有關鍵領域。
此外，企業的技術、財務、經營、安全、人事及檔案管理等方面的管理文件同樣重要。這些文件不僅是企業日常運營的基礎，也是展示企業規范化、專業化水平的重要證據。在提交這些文件時，只需提供有文件名稱、文號及企業公章的頁面即可，而管理制度原件則需在受理和初審時由相關部門進行核查。
這樣的制度文件管理要求，旨在確保企業運營的有序性和規范性。通過嚴格的制度制定和執行，企業可以建立穩定的管理體系，提升內部管理水平，同時向外界展示企業的專業形象和誠信度。這不僅有助于增強客戶信任，還能在激烈的市場競爭中保持企業的領先地位。

　　公司的文件管理規定旨在提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。下面是公司文件管理細則，歡迎參閱。
　　公司文件管理規定 范文 1
　　1. 總則

　　為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

　　2. 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

　　3. 收文的管理

　　3.1 公文的簽收

　　3.1.1 凡來公司公啟文件(除公司領導訂啟的外)均由收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交辦公室機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

　　3.1.2 對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即 報告 上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

　　3.2 公文的編號保管

　　3.2.1 辦公室文書對上級來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封后，也應交辦公室辦理正常手續。

　　3.2.2 本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管，不得個人保存。

　　3.3 公文的閱批與分轉

　　3.3.1 凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要月即辦。

　　3.3.2 一般函、電、單據等，分別由辦公室機要秘書直接分轉處理。如涉

　　及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。

　　3.3.3 為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

　　3.4 文件的傳閱與催辦

　　3.4.1 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　3.4.2 閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3.4.3 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　3.4.4 文件閱完后，應送交辦公室機要秘書，切忌橫傳。

　　3.4.5 辦公室機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

　　3.4.6 按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室機要室通知到機要室閱文。

　　4. 發文的管理

　　4.1 發文的規定

　　4.1.1 全公司上報下發正式文件的權力集中于公司，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　4.1.2 各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應向公司提出發文申請，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發文，則由公司按機構設置與業務分工統一歸口以公司×字發文。

　　4.1.3 對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領導分管范圍的文件，須由經理批準簽發。其余文件均由分管公司領導批準簽發。

　　4.2 發文的范圍

　　4.2.1 凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

　　4.2.2 公司下發文件主要用于： ① 公布公司 規章制度 ;

　　② 轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件; ③ 公布公司體制機構變動或干部任免事項;

　　④ 公布公司性的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

　　⑤ 發布有關獎懲決定和通報; ⑥ 其他有關公司的重大事項。

　　4.2.3 公司上行文、外發文主要用于：

　　① 對上級機關呈報 工作計劃 、請示報告、處理決定;

　　② 同兄弟單位聯系有關公司重大開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。

　　4.2.4 在公司日常項目開發和經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批準后，由主管業務部門書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發布。

　　4.2.5 凡各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。

　　4.2.6 各業務部門與外單位發生的一般業務聯系，可用各簡寫的名義對外發函(應各自編號備查)，不用公司名義發文。

　　5.文件的立卷與歸檔 5.1 文件的歸檔范圍

　　5.1.1 凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔： ① 上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復;

　　② 公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、 工作 總結 、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等;

　　③ 經理辦公室、總務會、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業例會記錄;

　　④ 公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等;

　　⑤ 有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結果;

　　⑥ 參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發言材

　　料等;

　　⑦ 上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料;

　　⑧ 反映公司生產、經營活動、先進人物 事跡 及公司領導工作等的音像攝制品;

　　⑨ 公司日志和大事記;

　　⑩ 公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。

　　5.1.2 業務部門、各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

　　5.2 立卷要求

　　5.2.1 文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　5.2.2 立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　5.2.3 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　5.2.4 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

　　6. 文件的銷毀

　　6.1 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，公司機要室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

　　6.2 經審核同意銷毀的文件，應派專車分別由公司機要秘書和正(副)主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷毀。
　　公司文件管理規定范文2
　　為了規范公司公文處理程序，保證公文高效、安全、流暢運行，特制定本條例，本條例適用于公司所屬各部門。公司辦公室是公司公文和外來公文的歸口管理部門，負責收、發文處理和文檔管理工作。

　　第一條 公文的種類

　　一、決定、決議類

　　1、對重要事項或重大活動作出安排，用“決定”。

　　2、對會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用“決議”。

　　二、通知、通報類

　　1、適用于批轉或轉發有關公文、發布規章、傳達要求下屬單位辦理和通知有關單位了解或共同執行的事項，用“通知”。

　　2、表揚批評、處分獎勵、傳達重要情況，用“通報”。

　　三、報告、請示類

　　凡上行文均使用呈批呈閱件。其中，向上級主管和部門匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”;向上級主管和部門請求批示、批準，用“請示”。

　　四、公函類

　　對外商洽工作、詢問和答復，用“函”。

　　五、會議紀要

　　記錄和傳達會議議定事項和主要精神，以便在一定范圍內貫徹與執行，用“會議紀要”。

　　第二條 公文的格式

　　一般由標題、發文字號、簽發人、主題詞、密級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送機關、附注、發送范圍等部分組成。

　　一、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，并應標明發文機關和公文種類。如：公司××部關于××××的通知。

　　二、發文字號。

　　(一)發文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。

　　(二)公司級文件。

　　1、使用“上發”字的，僅限于由總經理起草和公司辦公會確定的文件。

　　2、使用“上(*)發”字的，特指由某一部門主辦的、涉及公司全局的或需要多個部門配合的文件可以以公司名義下發，但須由部門經理對文件內容進行審核后在“審簽人”處簽字確認。

　　3、使用“上(*)發”字的，若為幾個部門聯合發文，則只標明主辦部門發文字號，并由主辦部門經理對內容進行審核后在“審簽人”出簽字。如財務部和服務部聯合發文，主辦單位為服務部的公司級文件發文字號為：

　　(三)部門文件不使用公司字號，直接由部門字號、年號、順序號組成。部門文件主要用于部門內部管理事務，以下情況不得以部門文件下發：涉及規章制度類文件;涉及公司財務制度或財務規定的制定、修改的文件，需見股份公司批文，并以公司級文件形式由總經理本人直接簽發;涉及獎懲的文件;涉及其他部門的文件。

　　三、主題詞是公文標題的簡縮詞，用于電腦文件的檢索。如《關于 春節 放假的通知》主題詞簡寫為“春節 放假 通知”。

　　四、公文一律加蓋印章，并應注明簽發人。

　　五、加蓋印章的頁面如無正文時，應在頁面左上方括符說明(此頁無正文)。

　　六、公文應注明發送范圍和印數。上行文用“報送、并報、抄報”字樣，下行文用“發送”;平行文用“主送、抄送”字樣。輪流傳看一份文件，應注明“傳閱”字樣。上行文一般只標識一個報送領導，如需同時報送幾個上級機關或領導，可以用并報、抄報形式。有時為了使領導之間、部門之間相互了解各自對某一文件的看法、意見、態度可采用傳閱方式。

　　七、密級公文應分別標明“秘密”字樣，是否屬于秘密應由發文主管單位領導根據文件內容確定。

　　八、緊急公文應分別標明“特急”、“急”。

　　九、文件頁面標準格式(附件1-1、1-2、1-3)。

　　第三條 行文規則

　　一、公司各部門之間未對有關問題協商一致時，一律不得各自向下行文。

　　二、公司各部門可以聯合行文。

　　三、公司所屬各部門不得越級請示。

　　四、請示的公文一般應一文一事。

　　第五條 起草公文要求。

　　一、起草必須使用辦公室統一的文件格式。

　　二、公文簽發涉及公司全局性重要文件由總經理簽批，辦公室下發。涉及某一方面工作的部門文件由主管領導簽發。如涉及其他部門，以公司級文件下發。

　　三、凡以“上(*)發”字號發出的公文，必須報辦公室審核。審核的重點：是否需要行文，公文內容、文字表達、文種使用、格式等是否符合本條例的有關規定。各部門發出的公文由部門經理審核，報辦公室備案存檔。

　　四、公文用印應填寫用印登記，經相關領導簽批后，辦公室方可辦理。部門自行用印，應建立登記制度，辦公室將隨時不定期進行檢查。

　　五、傳遞秘密公文時，必須采取相應的保密 措施 ，確保文件安全。

　　第六條 收文處理程序。

　　一、公文的收發、傳閱登記制度由辦公室統一制定，并隨時抽查各部門執行情況(收文登記、文件編號、傳閱追蹤記錄等)。

　　二、對需要催辦的文件，要建立嚴格的登記制度。承辦部門必須在規定的時間內將承辦處理情況，填妥收文處理箋向發文部門復命。

　　三、公文辦理完畢，主辦部門應將公文處理情況和結果書面向主管領導回復。

　　四、各部門凡需由總經理以上領導簽批的公文，一律由辦公室呈報，其處理程序見“第六條 收文處理程序”。

　　第七條 公文立卷、銷毀。

　　一、與公司經營活動有關的上級機關來文，重要會議文件資料，經濟活動中的合同、協議、公司文件、部門文件等一切重要文件均應歸檔。

　　二、公司各相關單位應在當年三月三十日前，將上年度應當立卷歸檔的材料收集整理后，向辦公室集中移交。

　　三、辦公室收到各單位交來的歸檔文件、資料后，采取年度—組織機構—檔案內容的分類編目 方法 ，進行整理立卷。

　　四、沒有存檔價值和存查必要的公文，應由辦公室列出清單，征求業務部門意見后，經辦公室主任批準即可銷毀。對于批準銷毀的文件，要指定專人(兩人以上)監銷，監銷人應在銷毀文件清冊上簽名。
　　公司文件管理規定范文3
　　1.目的：為適應公司全方位規范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統一性和有效性，使之規范化和制度化，特制定本制度。

　　2.適用范圍：本制度適用于公司所有文件的管理。

　　3.定義：公司文件是傳達方針政策，發布公司行政規章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。

　　4.文件處理程序：公司各部門都應堅持實事求是、尊重客觀、理論聯系實際、認真負責的工作作風，努力提高文件質量和處理效率。文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規定的時限和要求完成。

　　4.1總裁辦負責公司行政文件的編制、發放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。

　　4.2公司各職能部門負責本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監督。

　　5.文件分類：公司的公文主要可分為以下類：

　　5.1管理制度：適用于公司各部門的規范性程序的明確，包括條例、制度、規定、管理辦法。“條例”一般應用于系統性制度匯編;“制度”一般應用于某一方面職能的明確;“規定”應用于一項具體工作的明確;“管理辦法”一般是對條例、制度或規定的細化性操作程序明確。

　　5.2工作通知：適用于轉發上級文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執行的事項;

　　5.3人事通知 適用于公司人員錄用、晉升、調動、降職、獎懲等事項的公布。

　　5.4 工作報告 適用于下級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。

　　5.5會議紀要 適用于公司各級會議進行的記錄的文件。

　　5.6對外發函 適用于公司因某項事情對外部機構或個人發送的文件。

　　5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”;經會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。

　　5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息。

　　5.9請示：向上級請求批示與批準，用“請示”。

　　5.10批復：答復請示事項用“批復”。

　　6.文件格式：

　　6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁邊距設置為2.5CM，頁腳設置為1.5CM，采用數字形式; 6.2文件首頁頂部添加公司徽標和中英文名稱。

　　6.3文件一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、附件、發文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部分組成;

　　6.4文件標題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標題與公司徽標間空一行;標題下方靠右為發文編號;發文編號與正文之間可空一行;正文中小標題可使用粗體;章節段落之間可空一行;文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行;有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。

　　6.5發文字號包括代號、年號、順序號;公司各類文件須統一編制發文編號，編號數字不分按年度時間順序排序。

　　6.5.1公司級發文 瑞普 總字【XXXX】XXX號，一般適用公司級重大決定、戰略、管理制度等方面發文，其他各部門發文為該部門為主要責任的相關工 作文 件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發文 瑞普 人字【XXXX】XXX號

　　6.5.3總裁辦發文 瑞普 辦字【XXXX】XXX號

　　6.5.4財務部發文 瑞普 財字【XXXX】XXX號

　　6.5.5研發部發文 瑞普 研字【XXXX】XXX號

　　6.5.6質管部發文 瑞普 質字【XXXX】XXX號

　　6.5.7營銷中心發文 瑞普 銷字【XXXX】XXX號

　　6.6簽發人：制度類和通知類文件在落款處上方應加“簽發人”項目，由相關負責人手寫簽名。文件底部應添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報送、發送、抄送、印制份數”等項目，1.5倍行距。“報送”為需要了解此文件的總監級以上領導，“主送”對象為該文件直接關系到的部門或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關卻應該了解的部門或人員。對于版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當縮小行距，使該文件保持在一頁內，但是如果不能保證蓋章生效和相關領導簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。

　　6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內部文件”四級，注在文件的右上角。

　　6.8緊急程度：最緊急、最重要、權重最大的工作或事項，標注“緊急”或“急”字樣，經理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關注，以最快的速度，組織最有力的資源，統籌安排、科學組織、協調配合、逐項落實，確保工作在規定的時間內按期完成。

　　6.9具體要求：

　　6.9.1文件標題應準確簡要概括文件的主要內容;

　　6.9.2文件中包括項目符號、文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫，分層標識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。

　　例：一.

　　(一) 1、 (1) 2、 (1)„„

　　或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, „„

　　6.9.3文件最后一頁的頁腳橫線上方有主題詞;

　　6.9.4公司兩頁以上頁數文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認格式;

　　6.9.5文件內容要求按章按條款依次排列，結構完整、層次清楚;實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標點正確、用字準確、格式規范;

　　6.9.6本規定中其他未規定事宜，應按照應用文標準格式編輯。

　　7.收文：

　　7.1收文一律使用《天津瑞普生物技術股份有限公司收文簿》;

　　7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統一拆封、登記，由行政總監填寫《文件閱辦單》提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門或領導，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。

　　7.3文書處理工作：

　　7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序;

　　7.3.2部門文件平時的管理，要求實行分類管理，文件夾側面標題設置為4個字，添加公司徽標和英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數據統計。文件夾內設目錄便于查找。標題格式詳見附表;

　　8.發文：

　　8.1發文執行天津瑞普生物技術股份有限公司發文流程，發文程序如下： 公司內部發文：

　　擬稿人→核稿人：部門主管領導(經理、總監)審核→公司主管領導(總監、副總裁)核準→編號→打印→蓋章(簽字)→發文→備案 對外發文：

　　擬稿人→部門經理或總監、副總裁審核→總裁核準→編號→打印→蓋章(簽字)→發文→備案

　　9.附則：

　　9.1本制度的最終解釋權及修改權歸天津瑞普生物技術股份有限公司總裁辦;

　　9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負責，經公司總裁批準后下發;

　　9.3本制度自下發之日起生效。

　　9.4附相關支持性文件。

　　9.4.1文件頁面格式

　　9.4.2文件閱辦單

　　9.4.3公文擬稿紙

　　9.4.4標題格式

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公司文檔管理制度
1.目的
　　為規范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
　　2.職責
　　2.1總經理負責公司所有對外發文審批。
　　2.2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。
　　2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
　　2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及內容的審核，用印管理、歸檔管理工作。
　　3.文件種類
　　3.1上行文：請示，報告，計劃，總結；
　　3.2下行文：批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；
　　3.3平行文：信函，會議紀要。
　　4.文件格式
　　4.1發文統一使用以上文件類別之一。
　　4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。
　　4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。
　　4.4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：
　　4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
　　4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等保持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1.5倍，以清晰、美觀為原則；
　　4.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料：如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格注明"附件：XXX"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；
　　4.8落款。指發文單位全稱或規范化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名（前面冠以職務身分）署名：落款一般放在正文http://www.fdcew.com/（或附件標記）的右下角，相關于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上面加注一行"（此頁無正文）"字樣；落款字體與正文相同。
　　4.9日期：
　　4.9.1一般應寫發文日期；
　　4.9.2制度或會議通過的文件應寫通過的日期；
　　4.9.3重要的文件寫簽發的日期；
　　5.文號
　　5.1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號；具體文號編制規則見附件。
　　5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；
　　5.3發文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發文。
　　6.用印
　　6.1用印是發文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。
　　6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；
　　6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
　　7.文件管理
　　7.1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作：
　　7.2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。
7.3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全責任，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，注明"同意發文"字樣后按正常手續辦理；不同意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
　　7.4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
　　7.5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，并做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。
　　7.6收文。文件管理人員（一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員）將所收到的文件登記在《收文登記表》內，內容包括：流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理情況、備注等。
　　7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。
　　7.8保存。文件辦理完畢后，由最后處理部門人員進行保管。
　　7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
　　8.相關文檔
　　8.1文號編碼規則
　　8.2《文件編號使用登記表》
　　8.3《對外發文登記表》
　　8.4《對內發文登記表》
　　8.5《收文登記表》
　　8.6《文件處理單》
　　8.7《傳閱單》
　　8.8《用印登記表》
　　8.9對外發文格式
　　8.10對內發文格式
　　8.11報告總結格式
　　8.12會議紀要格式
　　8.13會議記錄格式
　　9.修訂及實施
　　9.1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。
　　9.2本規定修訂權在公司。
　　9.3本規定從二零零四年五月一日實行。